با مدیریت محتوای سازمانی در امان باشید

به گزارش مجله پیامکی، بخش منابع انسانی در هر سازمانی، نقشی حیاتی دارد. فرقی ندارد سازمان شما بزرگ یا کوچک باشد، وظیفه حیاتی استخدام، انگیزه و حفظ نیروی کار را دپارتمان منابع انسانی انجام می دهد. استخدام، آموزش، مزایا و سوابق مدیریت عملکرد کارکنان نیز به مسئول نیروی انسانی مربوط است. به همین دلیل باید از داده های منابع انسانی به روش علمی استفاده کرد.

با مدیریت محتوای سازمانی در امان باشید

امنیت داده ها: اولویت بالا برای منابع انسانی

داده بزرگ ترین دارایی است که هر انسانی دارد. هزاران سند پر از اطلاعات حساس کارمندان وجود دارد. بخش منابع انسانی در هر شرکت، مسئول حفظ محرمانگی اطلاعات مدیران، کارمندان و مشتریان است. منابع انسانی به طور فعال در استخدام، آموزش و حفظ کارمندان دخیل هستند.

مدیران منابع انسانی باید ارتباطات مربوط به سیاست ها را به همه توزیع نمایند. علاوه بر این، نقش مسئول منابع انسانی شامل به اشتراک گذاری اطلاعات داخلی و خارجی شرکت است. به عنوان مثال، مدیر منابع انسانی باید داده های کارمندان، داده های مربوط به فروشندگان خارجی مثل شرکت های حمل و نقل، ارائه دهندگان خدمات و بانک ها را نگهداری و آنها را تحلیل کند.

امنیت داده ها وظیفه خطیر و پراسترسی است، زیرا اگر از داده ها به درستی مراقبت نگردد، آنها خیلی زود ازبین می روند یا گم می شوند. اگر داده های مربوط به کار شما فیزیکی باشند مثلا روی کاغذ تمام اطلاعات مهم ذخیره شده باشند، خطر بزرگی برای شرکت و کارکنان ایجاد می گردد. کاغذ مستعد نابود شدن است.

خطر وقوع فجایع طبیعی را نباید نادیده گرفت. در موارد پیش بینی نشده مانند سیل، آتش سوزی، سرقت و مواردی از این دست، اگر اطلاعات شما به شکل فیزیکی باشند، خسارت زیادی خواهند دید. با توجه به تمام این موارد، شرکت ها نمی توانند اهمیت امنیت داده ها، حریم خصوصی و سازگاری را نادیده بگیرند. آنها باید فعال باشند و همکاری نزدیکی با تیم های فناوری اطلاعات خود برای ساده سازی و اتوماسیون فرآیندهای داده برای به حداقل رساندن خطرات امنیتی داشته باشند .

مدیریت محتوای سازمانی راهکاری برای حفظ داده ها ست

راهکار آسانی در برنامه مدیریت محتوای سازمانی (ECM) نهفته است. مدیریت محتوای سازمانی اطلاعات و فرایندها را به سرعت آنالیز نموده و داده ها را به عملیات های مرتبط ارسال می نماید. مدیریت محتوای سازمانی ابزار هوشمندی را برای ثبت محتوا از منابع مختلف ارائه می نماید. این ابزار هوشمند داده ها را در یک مخزن متمرکز مدیریت و اطلاعات را در میان فرآیندهای محتوا در دسترس قرار می دهد .

مدیریت محتوای سازمانی می تواند کنترل داده و عملکرد اداره منابع انسانی را بهبود بخشد

مدیریت محتوای سازمانی موثر، به شما این امکان را می دهد تا داده هایتان را تحت هر شرایطی بازبینی کنید. برنامه های مدیریت محتوای سازمانی که قابلیت نصب روی تلفن های هوشمند را نیز دارد، به شما یک محیط کار مجهز و دیجیتال را هدیه می دهد. از سوی دیگر، مدیریت محتوای سازمانی مناسب به شرکت ها در کاهش ریسک های کسب وکار یاری می نماید.

با مدیریت محتوای سازمانی شما می توانید اطلاعات حیاتی کسب وکار خود را تامین کنید. مدیریت محتوای سازمانی علاوه بر رعایت استانداردهای امنیتی، به آنالیز بلایای طبیعی پرداخته، باعث بهبود بهره وری و کاهش هزینه ها می گردد.

با مدیریت سوابق و تضمین امنیت اسناد، مدیریت محتوای سازمانی به رعایت استانداردهای امنیتی یاری می نماید. همچنین مدیریت محتوای سازمانی دسترسی به داده ها را طبقه بندی می نماید تا هر کسی نتواند به همه داده ها دسترسی داشته باشد. این کار امنیت داخلی شرکت ها را افزایش می دهد.

مدیریت محتوای سازمانی همچنین با آنالیز بلایای آماده به مدیریت داده ها می پردازد. شاید با خودتان بگویید، بلایای طبیعی قابل پیش بینی نیستند. مدیریت محتوای سازمانی نیز بلایای طبیعی را پیش بینی نمی نماید بلکه با یکپارچه سازی سیستم داده ها و سازمان یافته کردن حسابرسی های داخلی یا خارجی، از داده ها حفاظت می نماید.

با دسترسی به داده ها در هر زمان و هر جایی، بخش منابع انسانی می تواند بهره وری بهتری داشته باشد. از این گذشته، مدیریت محتوای سازمانی را می توان در چندین سیستم تجاری و برنامه های کاربردی اجرایی کرد. این امر به سازمان ها در کاهش هزینه های عملیاتی به وسیله کنترل الکترونیکی محتوا در همه اشکال یاری می نماید.

به طور خلاصه، مدیریت محتوای سازمانی قوی به کاهش ریسک امنیت داده ها و دسترسی سریع اطلاعات در زمان مناسب می انجامد. همچنین، با حذف فرایندهای مبتنی بر کاغذ، منابع انسانی می تواند بر نقش اصلی پرورش افراد، بهبود فرآیند استخدام و افزایش عمرکاری کارکنان تمرکز کند .

منبع: مجله شنبه
انتشار: 15 آذر 1398 بروزرسانی: 5 اردیبهشت 1399 گردآورنده: smslovely.ir شناسه مطلب: 485

به "با مدیریت محتوای سازمانی در امان باشید" امتیاز دهید

امتیاز دهید:

دیدگاه های مرتبط با "با مدیریت محتوای سازمانی در امان باشید"

* نظرتان را در مورد این مقاله با ما درمیان بگذارید